1. Mon Engagement

Afin de vous donner accès aux produits et aux services financiers, je recueille certains de vos renseignements personnels et assure la protection de ceux-ci. Je respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), une loi fédérale concernant la protection des renseignements personnels, et toute loi provinciale qui s’applique. Je base également cette politique sur les recommandations et sur le code déontologique de la Chambre de la sécurité financière qui est l’organisme d’autoréglementation de notre industrie.

2. Responsabilité 

Je suis responsable des renseignements personnels que je reçois de mes clients. Je protégerai ces renseignements, quel que soit le moyen utilisé lors de la transmission.

3. Consentement 

Je recueillerai uniquement les renseignements avec votre consentement. Il y aura utilisation de vos renseignements personnels, notamment votre nom, adresse, date de naissance, antécédents médicaux, habitudes de vie, pour trouver des produits, des concepts et des services financiers qui répondent aux besoins que vous avez identifiés. En signant le formulaire d’autorisation, vous consentez, en votre nom ainsi qu’au nom de vos liquidateurs, administrateurs ou cessionnaires, à :

• Fournir des renseignements exacts tout au long de notre relation d’affaires et au fur et à mesure que votre situation évolue.

• Me permettre d’utiliser, de transmettre et de divulguer ces renseignements au besoin à mes fournisseurs, associés et agents généraux administrateurs, qui pourraient conserver certains renseignements dans leurs dossiers pour une utilisation et une recommandation ultérieure par moi, mes fournisseurs et tout cessionnaire.

• Me permettre de conserver vos renseignements personnels, y compris les renseignements médicaux qui apparaissent sur vos propositions, dans mes dossiers papier et électroniques aussi longtemps que vous souhaitez faire affaires avec moi ou que je doive satisfaire à un besoin commercial ou règlementaire en conservant les renseignements.

• Céder votre dossier, y compris vos renseignements personnels, à un autre agent et/ou AGA, pour continuer à répondre à vos besoins, advenant l’invalidité, le décès, la retraite ou tout autre événement majeur de mon côté. Vous avez cependant le droit de choisir votre propre agent à ce moment-là, si jamais vous n’êtes pas d’accord avec celui qui vous a été attribué.

4. Raisons de la collecte / utilisation / conservation

Je recueille tous les renseignements personnels (y compris les renseignements médicaux et financiers ainsi que ceux sur la société et les renseignements qui y sont liés) avec votre consentement. Je les utilise et les conserve uniquement afin de fournir des conseils, d’administrer des produits ou des services que vous achetez par mon entremise et de vous conseiller de nouveaux produits ou services qui pourraient vous intéresser.

5. Limite de la collecte

Je recueille et conserve uniquement les renseignements qui m’aident à vous conseiller, y compris les renseignements personnels, financiers et médicaux, et à répondre à mes obligations règlementaires. J’utilise uniquement des moyens équitables et légaux pour recueillir ces renseignements. 

6. Limite de l’utilisation / communication / conservation

J’utiliserai et divulguerai vos renseignements personnels afin de remplir mes fonctions, de vous conseiller et, s’il y a lieu, de respecter la loi. Les renseignements personnels contenus dans votre dossier client seront communiqués seulement :

• À mes employés et aux personnes que j’aurai autorisées, par exemple des professionnels afin de vous aider dans des domaines hors de mon champ de pratique.
• Aux compagnies dont j’offre les produits et les services et à leurs employés et mandataires pour leurs activités visant à vous fournir ou à chercher à vous fournir des produits et des services financiers, ou pour toute autre activité connexe (et en lien avec toute autre fin que vous avez autorisée);
• Aux tiers fournisseurs de services sélectionnés que j’aurai autorisés; s’ils sont situés à l’étranger, vos renseignements personnels peuvent alors être assujettis aux lois applicables, y compris les lois sur l’accès à l’information des autorités publiques, d’autres pays;
• Aux personnes ou aux entités à qui vous y avez donné accès ou qui sont autorisées à y accéder en vertu de la loi.

J’ai l’obligation de conserver la plupart des renseignements que je recueille pour des raisons règlementaires, y compris l’exigence de démontrer que les recommandations que je fais sont appropriées et répondent à vos besoins identifiés.  

Conformément aux lois applicables et à votre autorisation écrite, vous avez le droit de prendre connaissance des renseignements personnels qui sont contenus dans votre dossier. À votre demande, des copies (et non des originaux) d’autres documents personnels, comme des polices d’assurance, des testaments ou des mandats (procurations), peuvent être conservées dans votre dossier.

7. Exactitude des renseignements

Afin de faire les recommandations appropriées, je dois recevoir des renseignements exacts. Il m’incombe de conserver les renseignements à votre sujet aussi exacts et à jour que possible. Si la situation le permet, je tenterai de mettre à jour vos renseignements personnels afin de déterminer si les recommandations que j’ai faites sont toujours appropriées selon l’évolution de votre situation. Cependant, je me fie également à vous pour me fournir des mises à jour régulières pour la même raison. Vous pouvez passer en revue les renseignements personnels que je conserve à votre sujet sur demande.  

8. Efforts déployés afin de protéger vos renseignements personnels 

Tous les membres du personnel, les conseillers associés, les agents généraux administrateurs et les fournisseurs qui ont accès aux dossiers des clients doivent protéger ces renseignements, les garder confidentiels et les utiliser uniquement aux fins prévues. J’ai également mis en place des mesures de protection physiques et informatiques, ainsi que d’autres processus, pour protéger les renseignements des clients d’un accès non autorisé. Suivant les principes et recommandations de la LPRPDE, le personnel est tenu de signer un accord de confidentialité dès le début de l’emploi et je m’assure de rester conscientisé sur une base régulière par des formations et contenus touchant l’importance de la protection des renseignements personnels et de la cybersécurité.

9. Durée de conservation de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront conservés uniquement pendant 1) la durée nécessaire à l’accomplissement des objectifs pour lesquels ils ont été récoltés, 2) le temps exigé par les lois applicables aux produits ou services auxquels vous avez souscrit auprès de moi, ainsi que 3) la durée requise pour protéger mes droits en cas de recours.

Afin d’obtenir davantage d’information sur la durée exacte pendant laquelle ces renseignements seront conservés, je vous invite à communiquer avec moi.

10. Vos choix en matière de renseignements personnels

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps (sous réserve de restrictions contractuelles ou légales de me fournir un préavis raisonnable) en communiquant avec moi. Si vous retirez votre consentement, je pourrais être dans l’impossibilité de vous fournir les produits ou les services demandés et je pourrais devoir mettre fin à notre relation d’affaires.

11. Votre droit de porter plainte

Si vous avez des préoccupations concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels, vous avez le droit de porter plainte auprès de moi ou de l’organisme fédéral ou provincial responsable de la protection de la vie privée de votre lieu de résidence.     

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